Googleフォームとスプレッドシートを連携させて、ファイル添付機能付きの「経費精算フォーム」を作成し、効率的に管理する方法をご紹介します。
便利そうですね
便利です!
作成手順1. Googleフォームの作成
- Google ドライブにアクセスし、新しいGoogleフォームを作成します。
- フォームのタイトルを「経費精算フォーム」とします。
- 以下のような項目を追加します:
- 申請者(プルダウン)
- 経費発生日(日付)
- 経費カテゴリ(プルダウン)
- 金額(短文回答、数値のみ)
- 備考(段落)
- 領収書(ファイルアップロード)
- ファイルアップロード設定:
- 「領収書」項目で「ファイルアップロード」を選択します。
- 最大ファイルサイズと許可するファイル形式を設定します(例:10MB、PDF/画像)。
作成手順2. スプレッドシートとの連携
- フォーム編集画面の「回答」タブを開きます。
- 「スプレッドシートにリンク」をクリックし、新しいスプレッドシートを作成するか既存のものを選択します。
作成手順3. スプレッドシートの設定
- 連携されたスプレッドシートを開きます。
- 必要に応じて列の幅を調整し、見やすくフォーマットします。
- 金額の列に通貨フォーマット等を適用します。
- 必要があれば合計金額を計算するセルを追加し、SUM関数を使用して合計を自動計算します。
作成手順4. フォームの共有と使用
- フォームの「送信」ボタンをクリックし、URLを取得します。
- このURLを従業員に共有し、経費精算の際に使用してもらいます。
フォームの使用方法
- 従業員は共有されたURLからフォームにアクセスします。
- 必要事項を入力し、領収書のファイルをアップロードします。
- 送信すると、データがスプレッドシートに自動的に反映されます。
- 管理者はスプレッドシートで経費データを確認し、必要に応じて処理を行います。
注意点
- ファイルアップロード機能を使用するには、フォーム作成者と回答者が同じ組織のGoogleアカウントを使用している必要があります。
- アップロードされたファイルは、フォーム作成者のGoogle ドライブに保存されます。容量管理に注意しましょう。
- 定期的にスプレッドシートのバックアップを取ることをお勧めします。
まとめ
この方法を使用することで、経費精算プロセスを効率化し、ペーパーレス化を促進できます。また、データの一元管理が可能となり、経費分析や報告書作成も容易になります。
つづきは、また。