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Googleフォームでファイル添付できる経費精算フォームを作りスプレッドシートで管理する(Part1)

Googleスプレッドシート
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Googleフォームとスプレッドシートを連携させて、ファイル添付機能付きの「経費精算フォーム」を作成し、効率的に管理する方法をご紹介します。

便利そうですね

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作成手順1. Googleフォームの作成

  1. Google ドライブにアクセスし、新しいGoogleフォームを作成します。
  2. フォームのタイトルを「経費精算フォーム」とします。
  3. 以下のような項目を追加します:
    • 申請者(プルダウン)
    • 経費発生日(日付)
    • 経費カテゴリ(プルダウン)
    • 金額(短文回答、数値のみ)
    • 備考(段落)
    • 領収書(ファイルアップロード)
  4. ファイルアップロード設定:
    • 「領収書」項目で「ファイルアップロード」を選択します。
    • 最大ファイルサイズと許可するファイル形式を設定します(例:10MB、PDF/画像)。
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作成手順2. スプレッドシートとの連携

  1. フォーム編集画面の「回答」タブを開きます。
  2. 「スプレッドシートにリンク」をクリックし、新しいスプレッドシートを作成するか既存のものを選択します。
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作成手順3. スプレッドシートの設定

  1. 連携されたスプレッドシートを開きます。
  2. 必要に応じて列の幅を調整し、見やすくフォーマットします。
  3. 金額の列に通貨フォーマット等を適用します。
  4. 必要があれば合計金額を計算するセルを追加し、SUM関数を使用して合計を自動計算します。
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作成手順4. フォームの共有と使用

  1. フォームの「送信」ボタンをクリックし、URLを取得します。
  2. このURLを従業員に共有し、経費精算の際に使用してもらいます。
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フォームの使用方法

  1. 従業員は共有されたURLからフォームにアクセスします。
  2. 必要事項を入力し、領収書のファイルをアップロードします。
  3. 送信すると、データがスプレッドシートに自動的に反映されます。
  4. 管理者はスプレッドシートで経費データを確認し、必要に応じて処理を行います。
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注意点

  • ファイルアップロード機能を使用するには、フォーム作成者と回答者が同じ組織のGoogleアカウントを使用している必要があります。
  • アップロードされたファイルは、フォーム作成者のGoogle ドライブに保存されます。容量管理に注意しましょう。
  • 定期的にスプレッドシートのバックアップを取ることをお勧めします。

まとめ

この方法を使用することで、経費精算プロセスを効率化し、ペーパーレス化を促進できます。また、データの一元管理が可能となり、経費分析や報告書作成も容易になります。

つづきは、また。

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