AppSheetは、ビジネスアプリを簡単に作成できるプラットフォームです。訪問者のチェックインアプリを作成する場合、以下の手順に従うことができます。
テンプレートから作成する
ダッシュボードで「新しいアプリを作成」ボタンをクリックし、新しいアプリを作成します。または、テンプレートページからクローンを作成できます。
Visitor Check-ins：
しばらく待つと、サンプルアプリが作られます。
データソースの選択
Google Sheetsを使用している場合、各シート（Visitors、Visits、Employees）をスプレッドシートに保存し、AppSheetでアクセス可能にします。
データベースを使用する場合は、それぞれのテーブル（visitors、visits、employees）に対してAppSheetとの接続を設定します。
既存のデータベースやExcelファイルがある場合は、それを選択し、AppSheetに接続します。
サンプルデータは３つのシートに分かれています。
データのスキーマを定義
Visitorsシート：
名前、姓、メール、電話などの列があるとします。これらの列をAppSheetでフィールドにマッピングします。
Visitsシート：
Visitor、Host、Reason for visit、Registered by、Scheduled Visit Date/Time、ID Photo、Checkin Date/Time、Checkout Date/Timeなどの列があります。これらの列もAppSheetで適切なフィールドにマッピングします。
Employeesシート：
名前、メールなどの列をAppSheetのフィールドにマッピングします。
Visitors
「Visitors（訪問者）」テーブルのカラムです。
| ID | First Name | Last Name | Phone | |
|---|---|---|---|---|
| 5thdytjag | Jeff | Sampsonite | user@company.com | 555 555 5555 |
| olkryjmtiukj | Jen | Smith | user3@business.com | 555 555 5555 |
| aerhtjuikujs | Sarah | Andrews | user4@business.com | 555 555 5555 |
- ID: 訪問者の一意の識別子です。例えば、”5thdytjag”や”olkryjmtiukj”などが含まれます。
- First Name: 訪問者の名前です。例えば、”Jeff”や”Jen”、”Sarah”などが含まれます。
- Last Name: 訪問者の姓です。例えば、”Sampsonite”、”Smith”、”Andrews”などが含まれます。
- Email: 訪問者の電子メールアドレスです。例えば、”user@company.com“、”user3@business.com“、”user4@business.com“などが含まれます。
- Phone: 訪問者の電話番号です。例えば、”555 555 5555″などが含まれます。
これらの情報は、訪問者がチェックインする際に使用され、”Visits（訪問）”テーブルに新しい訪問のレコードを作成するために使用されます。
Visits
「Visits（訪問）」テーブルのカラムです。
| ID | Visitor | Host | Reason for visit | Registered by | Scheduled Visit Date/Time | ID Photo | Checkin Date/Time | Checkout Date/Time |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 6544yhyej | 5thdytjag | e54thjuyjyh | Business | e54thjuyjyh | 1/8/2021 18:30:00 | Visits_Images/Business.ID Photo.023241.png | 1/8/2021 18:30:00 | 1/8/2021 18:00:00 |
| 56urhety | 5thdytjag | uiujythdtytr | Personal | e54thjuyjyh | 1/7/2021 18:30:00 | Visits_Images/56urhety.ID Photo.035214.png | 1/7/2021 18:30:00 | 1/7/2021 19:30:00 |
- ID: 訪問の一意の識別子です。通常、自動的に生成される一意の番号や文字列です。
- Visitor: 訪問者のIDや名前など、訪問者に関連する情報です。通常は、訪問者が「Visitors」テーブルに登録されている一意の識別子や名前がここに入ります。
- Host: 訪問者が訪問する際に会うホストの情報です。通常は、ホストが「Employees」テーブルに登録されている一意の識別子や名前がここに入ります。
- Reason for visit: 訪問者が訪問する理由や目的を記述します。例えば、会議、商談、見学などが含まれます。
- Registered by: 訪問が登録されたユーザーの情報です。通常は、訪問を登録したスタッフや管理者の識別子や名前がここに入ります。
- Scheduled Visit Date/Time: 訪問が予約された日時です。訪問が予定された日時がここに入ります。
- ID Photo: 訪問者のID写真などの画像を格納するための列です。通常、画像のファイルパスやバイナリデータがここに入ります。
- Checkin Date/Time: 訪問者がチェックインした日時です。訪問者が施設に到着し、チェックインした日時がここに入ります。
- Checkout Date/Time: 訪問者がチェックアウトした日時です。訪問者が施設を退出した日時がここに入ります。
このテーブルは、各訪問の詳細を追跡するために使用されます。各訪問に関連する情報が記録され、訪問のスケジュールや目的、チェックインやチェックアウトの時刻などが記録されます。
Employees
「Employees（従業員）」テーブルのカラムです。
| ID | Name | |
|---|---|---|
| e54thjuyjyh | Peter | user1@company.com |
| uiujythdtytr | Praveen | user2@company.com |
- ID: 従業員の一意の識別子です。通常、自動的に生成される一意の番号や文字列です。
- Name: 従業員の名前です。通常、名前や姓がここに入ります。
- Email: 従業員の電子メールアドレスです。通常、従業員の連絡先情報としてここに入ります。
このテーブルは、施設の従業員の情報を管理するために使用されます。各従業員の名前と連絡先情報が記録され、訪問者がチェックインやチェックアウトする際にホストとして選択される場合などに使用されます。
データのスキーマ定義
AppSheet を使用してデータのスキーマを定義する際には、各列に関する詳細を設定することが重要です。
この定義は、AppSheetにおける各フィールドの属性（タイプ、キー、ラベル、フォーミュラなど）に対する説明と、どのようにしてカスタマイズ可能であるかを明示します。
スキーマ定義（Table: Employees）
以下は、提供された情報を基にしたスキーマ定義の詳細です。
| 名前 | タイプ | キー | ラベル | フォーミュラ | 表示 | 編集可能 | 必須 | 初期値 | 表示名 | 説明 | 検索 | スキャン | NFC | PII |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| _RowNumber | Number | = | = | = | 数 | この行の番号 | ||||||||
| ID | Text | = | UNIQUEID() | = | = | |||||||||
| Name | Name | = | = | = | ||||||||||
| = | = | = | ||||||||||||
| Related Visits By Registered by | List | REF_ROWS(“Visits”, “Registered by”) | = | = | = | 訪問 | 訪問エントリ | |||||||
| Related Visits By Host | List | REF_ROWS(“Visits”, “Host”) | = | = | = | 訪問 | 訪問エントリ |
各スキーマ定義の説明
- キー: 一意性を保証するために使用されるフィールド（例: ID）。
- タイプ: データの型（例: Text, Number, Listなど）。
- フォーミュラ: 特定の条件や計算に基づいて値を自動生成するための式。
- 表示: ユーザーインターフェイスにおいてこのフィールドを表示するかどうか。
- 編集可能: ユーザーがこのフィールドの値を編集可能かどうか。
- 必須: このフィールドが必須かどうか。
- 初期値: 新規レコード作成時にこのフィールドに設定される初期値。
- 表示名: ユーザーインターフェイスに表示される名前。
- 説明: このフィールドの目的や内容を説明するテキスト。
- 検索: このフィールドを基に検索機能を利用できるかどうか。
- スキャン: このフィールドにバーコードやQRコードスキャン機能を使用するかどうか。
- NFC: NFC機能を使用してデータを読み取るかどうか。
- PII: 個人識別情報（Personal Identifiable Information）を含むかどうか。
このスキーマ定義を元に、AppSheet でのアプリケーション設計やカスタマイズを行うことができます。設定を変更することで、特定のビジネスニーズに適合
アプリのレイアウトを設計
レイアウトエディタを使用して、アプリの見た目を設定します。
フォームビューを作成して、訪問者が名前や連絡先情報を入力できるようにします。
ビューを追加して、チェックインした訪問者のリストを表示することなどができます。
アクションとワークフローの設定
チェックイン時に通知を送るように設定できます。これには、メール通知やSlack通知などが含まれます。
必要に応じて、訪問者がチェックインしたらスプレッドシートに自動的に記録されるようにします。
アプリのプレビューとテスト
AppSheetのエディタ内でアプリの動作をテストします。フォームを使用してチェックインし、データが正しく記録されることを確認します。
まとめ
これらのステップに従うことで、AppSheetを使用して訪問者のチェックインアプリを作成する準備が整います。必要に応じて、特定の機能やカスタマイズを追加して、アプリをさらに強化することができます。
つづく。
