Googleフォームでファイル添付できる経費精算フォームを作りスプレッドシートで管理する（Part1）

Googleフォームとスプレッドシートを連携させて、ファイル添付機能付きの「経費精算フォーム」を作成し、効率的に管理する方法をご紹介します。

作成手順1. Googleフォームの作成

1. Google ドライブにアクセスし、新しいGoogleフォームを作成します。
2. フォームのタイトルを「経費精算フォーム」とします。
3. 以下のような項目を追加します：
   • 申請者（プルダウン）
   • 経費発生日（日付）
   • 経費カテゴリ（プルダウン）
   • 金額（短文回答、数値のみ）
   • 備考（段落）
   • 領収書（ファイルアップロード）
4. ファイルアップロード設定：
   • 「領収書」項目で「ファイルアップロード」を選択します。
   • 最大ファイルサイズと許可するファイル形式を設定します（例：10MB、PDF/画像）。

作成手順2. スプレッドシートとの連携

1. フォーム編集画面の「回答」タブを開きます。
2. 「スプレッドシートにリンク」をクリックし、新しいスプレッドシートを作成するか既存のものを選択します。

作成手順3. スプレッドシートの設定

1. 連携されたスプレッドシートを開きます。
2. 必要に応じて列の幅を調整し、見やすくフォーマットします。
3. 金額の列に通貨フォーマット等を適用します。
4. 必要があれば合計金額を計算するセルを追加し、SUM関数を使用して合計を自動計算します。

作成手順4. フォームの共有と使用

1. フォームの「送信」ボタンをクリックし、URLを取得します。
2. このURLを従業員に共有し、経費精算の際に使用してもらいます。

フォームの使用方法

1. 従業員は共有されたURLからフォームにアクセスします。
2. 必要事項を入力し、領収書のファイルをアップロードします。
3. 送信すると、データがスプレッドシートに自動的に反映されます。
4. 管理者はスプレッドシートで経費データを確認し、必要に応じて処理を行います。

注意点

• ファイルアップロード機能を使用するには、フォーム作成者と回答者が同じ組織のGoogleアカウントを使用している必要があります。
• アップロードされたファイルは、フォーム作成者のGoogle ドライブに保存されます。容量管理に注意しましょう。
• 定期的にスプレッドシートのバックアップを取ることをお勧めします。

まとめ

この方法を使用することで、経費精算プロセスを効率化し、ペーパーレス化を促進できます。また、データの一元管理が可能となり、経費分析や報告書作成も容易になります。

つづきは、また。