AppSheetの「Action（アクション）」機能を使ってPDF資料作成をトリガーする方法

AppSheetで「写真PDF報告書」を作成するステップです。

スプレッドシートの準備

まずは、報告書の「中身」を入れる箱を作ります。Googleスプレッドシートに以下の項目を1行目に書いてください。

• 商品ID:（最初は空欄でOK）
• 商品名:（「テーブル」など）
• 販売価格:（数字を入れる）
• 写真1:（ここに画像が入る）
• PDF資料:（空欄でOK。PDFのリンクが出ます）
• PDF発行回数:（ここには「1」と入れておく）

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各項目の役割とAppSheetでの設定

AppSheetに取り込んだ際、以下のように設定するとスムーズです。

• 商品ID: 「Key」に設定します。数式 UNIQUEID() を入れておくと自動で被らないIDが作られます。
• 商品名: Text型。PDFのファイル名に使います。
• 販売価格: Price型。
• 販売日: Date型。初期値（Initial Value）を TODAY() にしておくと便利です。
• 商品説明: Longtext型。先ほどの30文字程度の説明をここに入れます。
• 写真1・写真2・・・: Image型。
• PDF発行回数: Number型。初期値は必ず「1」にしてください。
• PDF資料: File型。ここにPDFを開くための「App Formula（数式）」を書きます。
• 更新日: DateTime型。初期値を NOW() にします。

アプリの「アクションボタン」を作る

「今すぐPDFを生成してください」と命令を出すためのボタンを作ります。

1. AppSheetの左メニュー [Actions] を開き、[+ Add Action] を押します。
2. Action name: PDF作成 と入力。
3. Do this: Data: set the values of some columns in this row を選択。
4. Set these columns:
   • PDF発行回数 を選び、右側に [PDF発行回数] + 1 と書きます。
5. Appearance: アイコンを「PDF」の絵に設定します。

PDF発行回数
なぜこれが必要？: このボタンを押して「発行回数」という数字を増やすことが、PDF作成の合図（トリガー）になるからです。

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自動化（Automation）の設定

ボタンが押されたら「裏側でPDFを作る」設定です。

左メニュー [Automation] > [Bots] > [+ New Bot] を押します。

Event（いつ動くか）:Data Change を選び、Updates only（更新時のみ）に設定。

Condition（条件）: ここに [_THISROW_BEFORE].[PDF発行回数] < [_THISROW_AFTER].[PDF発行回数] とコピペ。（※これで「PDF作成ボタンが押された時だけ動く」ようになります）

Create a new file（ファイル生成）

Task type: Create a new file を選択。

Template: Create ボタンを押すと、自動でGoogleドキュメントの下書きが作られます。それを自分の好きなデザイン（表など）に直してください。

File Name Prefix: ここに[商品名] & “” & TEXT([販売日], “YYMMDD”) & “” & RIGHT(“0000” & [PDF発行回数], 4) と書きます。

Disable Timestamp?: ここを「ON」にします。※ファイル名にタイムスタンプが付加される。

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PDFを見るための設定

最後に、作成されたPDFをアプリから開けるようにします。

左メニュー [Data] > [Columns] を開きます。

PDF資料 カラムの App Formula（数式欄）に、以下をコピペします。[商品名] & "" & TEXT([販売日], "YYMMDD") & "" & RIGHT("0000" & [PDF発行回数], 4)

このカラムの種類を [File] 型に変更します。

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動作テスト

1. アプリで「商品名」を入れ、「写真」を撮って保存します。
2. 詳細画面に出ている [PDF作成] ボタンをポチッと押します。
3. 数秒待つと（同期が終わると）、[PDF資料] のところにファイルアイコンが出現します！

ポイント

• 数式は全部「半角」で！: [ や ]、" が全角になっているとエラーになります。
• 保存（Save）を忘れずに: 画面右上の青い Save ボタンはこまめに押してください。
• ファイル名がズレる: ステップ3の「File Name Prefix」と、ステップ4の「App Formula」の中身が1文字でも違うと、アプリからPDFが開けなくなります。一字一句同じにしましょう。

まずは「GASで削除」などの難しいことは考えず、この 「ボタンを押してPDFができる」 流れを完成させてみてください。