【GAS】毎月の請求書を自動作成してPDF化する（自動送信もしたい）Part1

GAS(GoogleAppsScript)

2023.03.072023.06.21

毎月の請求書を自動作成してPDF化してみます。あとは、自動送信もできるようにしてみます。「便利なサービスがたくさんあるのでそちらを使えばいいのでは…」という気もしますが、GASで自力で作ると便利な場面も多々ありますので、挑戦してみます。

必要なもの
自動化の作成手順（概要）
請求書のテンプレートを作成する
PDFを自動作成する（GAS）
PDFの向きを調整する
まとめ

必要なもの

まずは、以下のものが必要です。

Googleアカウント
請求書のテンプレート（GoogleドキュメントまたはGoogleスプレッドシート形式）
請求書に必要なデータが入力されたGoogleスプレッドシート
Google Apps Script（GAS）スクリプト

自動化の作成手順（概要）

GoogleドキュメントまたはGoogleスプレッドシートで請求書のテンプレートを作成します。
Googleスプレッドシートで、請求書に必要なデータを入力します。顧客情報、請求書番号、請求書の日付、アイテムのリスト、その他の必要な情報などが含まれます。
Google Apps Script（GAS）を使用して、スプレッドシートからデータを取得し、請求書テンプレートを編集します。具体的には、テンプレート内のプレースホルダーをスプレッドシートのデータで置換し、新しいファイルを作成します。
新しいファイルをPDF形式でエクスポートします。
必要に応じて、PDFファイルをメールで送信します。

請求書のテンプレートを作成する

まずは、請求書の雛形（テンプレート）を準備します。Microsoftさんのページなどにテンプレートが色々と提供されてありますので参考にしてみましょう。

https://templates.office.com/ja-jp/%E8%AB%8B%E6%B1%82%E6%9B%B8

PDFを自動作成する（GAS）

スプレッドシートは「ファイル」→「ダウンロード」から「PDF」を選択することで、PDFファイルとしてダウンロードできるようになっています。

こちらをGASを使って自動化させます。

まず、フォルダにスプレッドシートの雛形を作成して保存します。

上記のページに詳細は書いていますが、こちらを参考にスクリプトを作成します。

function makePDFfile(){
  const date = Utilities.formatDate( new Date(), 'Asia/Tokyo', 'yyyyMMddHHmmss');
  const spresdsheetId = "スプレッドシートIDを指定する";
  const folderId = "フォルダIDを指定する";
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const spresdsheet =SpreadsheetApp.openById(spresdsheetId);
  const key = spresdsheet.getId();
  const sheet = spresdsheet.getSheetByName("invoice");
  const sheetId = sheet.getSheetId();
  const url = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" + key + "/export?gid=" + sheetId+ "&format=pdf&portrait=false&size=A4&gridlines=false&fitw=true";
  const fileName = "請求書"+date;
  // API使用のためのOAuth認証
  const token = ScriptApp.getOAuthToken();
  // headers作成
  const header = {headers: {'Authorization': 'Bearer ' +  token}};
  //PDF生成するURLをfetchする
  const pdf = UrlFetchApp.fetch(url,header).getBlob().setName(fileName + ".pdf");
  
  //指定フォルダにPDF作成
  folder.createFile(pdf);
}

それぞれのIDを取得して指定します。

実行の権限を与えます。

実行完了しました。

指定したフォルダ内に請求書のPDFが作成されました！

PDFの向きを調整する

PDFを開くと、横向きで保存されています。

このままだと使いづらいので、縦向きに保存されるように調整してみます。

  const url = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" + key + "/export?gid=" + sheetId+ "&format=pdf&portrait=false&size=A4&gridlines=false&fitw=true";

[rml_read_more]

exportFormatの指定がこのようになっているので、PDF出力用のパラメータを変更してみます。

var url_ext = 'exportFormat=pdf&format=pdf'        // export as pdf / csv / xls / xlsx
  + '&size=A4'                       // paper size legal / letter / A4
  + '&portrait=false'                    // orientation, false for landscape
  + '&fitw=true&source=labnol'           // fit to page width, false for actual size
  + '&sheetnames=false&printtitle=false' // hide optional headers and footers
  + '&pagenumbers=false&gridlines=false' // hide page numbers and gridlines
  + '&fzr=false'                         // do not repeat row headers (frozen rows) on each page
  + '&gid=';                             // the sheet's Id

portrait=falseをportrait=trueに変更してみます。

  const url = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" + key + "/export?gid=" + sheetId+ "&format=pdf&portrait=true&size=A4&gridlines=false&fitw=true";

縦向きに保存されて、きれいにレイアウトできました！